Datapolitik for frivillige

Denne politik beskriver baggrunden og formål for behandling af data om frivillige i din organisation/forening. Den fortæller om, hvilke oplysninger der behandles om den frivillige, og hvad formålet er. Her kan man endvidere se, hvilke personoplysninger om den frivillige, der deles med andre. Politikken beskriver også, hvornår oplysningerne slettes, den frivilliges rettigheder samt kontaktoplysninger og klageadgang.

Gå til dokument

Skabelon

Dato

Organisation

Lejr

Vis skabelonen

Udfyld dato, navn på organisation og upload gerne logo. Klik derefter på den orange knap for at få vist skabelon.

Hvis du vil downloade skabelon, kan du trykke på 'Hent min skabelon' nederst på siden. Du kan også redigere i skabelonen direkte her på sitet og downloade den senere. Vær dog opmærksom på, at skabelonen nulstiller, hvis du klikker på den orange knap igen.

<img src="https://sikkerlejr.redbarnet.dk/wp-content/uploads/2021/12/word-image-62.png">[Organisation] – Datapolitik (Frivillige) [Logo] Udlevér denne datapolitik til alle de frivillige, som deltager på jeres lejr. Sådan sikrer I, at I får orienteret alle relevante parter om jeres datapolitik, og at I overholder jeres oplysningspligt. Baggrund og formålI forbindelse med afholdelse af [Navn på lejren], har [Organisation] behov for at behandle personoplysninger om dig.[Organisation] er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger, og derfor har vi beskrevet vores behandling i denne datapolitik. Vores kontaktoplysninger er:  Tlf.  E-mail:  CVR-nr.:   <ol><li>Hvilke personoplysninger behandler vi om dig? <ol><li>[Organisation] indsamler og behandler forskellige personoplysninger om dig afhængigt af de opgaver, du varetager under [Navn på lejren].</li><li>Almindeligvis behandler vi altid kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse.  </li><li>Vi kan også behandle kontaktoplysninger om dine nærmeste, hvis du angiver dem som kontaktpersoner i nødstilfælde. </li><li>Vi kan behandle fotomateriale af dig, hvis der bliver taget billeder eller filmet på [Navn på lejren]. </li><li>I visse situationer kan vi anmode om dine kontooplysninger, hvis vi skal overføre penge til dig.</li><li>I tilfælde af, at vi indhenter en straffeattest og/eller børneattest, behandler vi dit CPR-nummer.</li><li>Hvis vi skal tage særlige hensyn til dig, eksempelvis grundet allergi, helbredsmæssige eller religiøse årsager, kan vi behandle følsomme personoplysninger om dig. </li></ol></li></ol> <ol><li>Formål med behandlingen af dine personoplysninger <ol><li>Som led i vores arbejde registrerer vi en række oplysninger om dig. Det gør vi for at kunne administrere vores frivilligressourcer, overholde lovkrav og give dig den bedste oplevelse med dit frivillige arbejde hos os.  </li><li>Det betyder, at vi indsamler og behandler personoplysninger, når: <ul><li>Du har tilmeldt dig som frivillig til [Navn på lejren], eller når du er i indledende drøftelser med os om at blive frivillig til [Navn på lejren].<ul><li>I de tilfælde har vi en legitim interesse i at behandle dine personoplysninger jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra f., og vi kan behandle dine personoplysninger på baggrund af den frivilligkontrakt, du har indgået med os jf. art. 6, stk. 1, litra b.</li></ul></li><li>Vi indhenter straffeattest eller børneattest på dig i forbindelse med vores Child Safeguarding-procedurer.<ul><li>Det sker alene på baggrund af dit samtykke jf. art. 6, stk. 1, litra a.</li></ul></li><li>Vi skal fremsende materiale, indhente oplysninger eller på anden vis kommunikere med dig om dit arbejde i [Organisation].<ul><li>Vi har en legitim interesse heri jf. art. 6, stk. 1, litra f.  </li></ul></li><li>Vi udbetaler udlæg til dig eller bogfører omkostninger, som du har varetaget under din deltagelse i [Navn på lejren].<ul><li>I de tilfælde har vi en legitim interesse i at behandle oplysningerne, ligesom vi er forpligtet til at opbevare bogføringsbilag i henhold til bogføringsloven. Vores behandling sker derfor i henhold til art. 6, stk. 1 litra c og f.</li></ul></li><li>Vi skal informere dig om andre relevante eller lokale frivillige aktiviteter eller events.<ul><li>Vi har en legitim interesse i at markedsføre vores tilbud og udbrede viden om vores formål jf. art. 6, stk. 1, litra f.  </li></ul></li><li>Du bliver fotograferet eller på anden vis afbilledet i forbindelse med [Navn på lejren].<ul><li>Brug af billederne til intern brug kan ske i henhold til art. 6, stk. 1, litra f, hvorimod offentliggørelse af billederne på internettet kun vil ske, såfremt du giver samtykke til det jf. art. 6, stk. 1, litra a. </li></ul></li><li>Vi skal sætte dig i kontakt med deltagere eller deltagernes familier før, under eller efter [Navn på lejren].<ul><li>Vi har en legitim interesse heri jf. art. 6, stk. 1, litra f. </li></ul></li><li>Vi skal udarbejde statistik eller andet statistisk materiale til videreudvikling eller markedsføring og/eller [Skriv relevant tekst for jer her].<ul><li>Vi har en legitim interesse heri jf. art. 6, stk. 1, litra f. </li></ul></li><li>Vi skal fremsende materiale og statusrapporter til eventuelle sponsorer/donorer.<ul><li>Vi har en legitim interesse heri jf. art. 6, stk. 1, litra f.    </li></ul></li></ul></li></ol></li><li>Hvornår sletter vi dine personoplysninger? <ol><li>Persondataforordningen kræver, at der skal være et sagligt formål med at behandle personoplysninger, og at personoplysninger kun må opbevares, så længe det er nødvendigt. Vi sletter derfor altid dine personoplysninger, når de ikke længere tjener et formål.</li><li>Sletning af dine personoplysninger afhænger af den type arbejde, du har udført for os.  <ul><li>Almindeligvis opbevarer dine oplysninger til udgangen af året 5 år efter, at du har fratrådt din stilling som frivillig.</li></ul></li><li>Henvendelser fra potentielle frivillige slettes årligt ved udgangen af året, medmindre afsenderen tiltræder som frivillig. </li><li>I visse tilfælde kan vi have behov for at gemme dine oplysninger i længere tid, eksempelvis hvis du pådrager dig en skade under dit arbejde, som skal behandles af vores forsikringsselskab. I så fald gemmer vi oplysningerne i 10 år fra udgangen af det år, hvor skadessagen blev behandlet.  </li><li>Tilsvarende kan vi have behov for at gemme andre oplysninger om frivillige, såfremt der sker lovbrud eller udvikler sig personalesager, hvor vi kan have behov for at dokumentere forløbet. I så fald opbevares oplysningerne tilsvarende i 10 år fra udgangen af det år, hvor sagen blev behandlet.</li><li>Såfremt du giver samtykke til, at vi må benytte dine billeder til historisk og/eller markedsføringsmateriale, kan vi gemme billeder af dig i op til 50 år.</li></ol></li></ol> <ol><li>Dine rettigheder <ol><li>Du har en række rettigheder i forhold til vores behandling af dine personoplysninger: <ul><li>Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig. Denne datapolitik udleveres for at overholde vores oplysningspligt, men du kan anmode om yderligere oplysninger.  </li><li>Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet, og du har ret til at få oplysninger om dig selv slettet.</li><li>Du kan anmode om at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset, og du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger.</li><li>Du kan også gøre indsigelse mod, at vi bruger dine oplysninger til direkte markedsføring. </li><li>Ønsker du at gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os på [Skriv telefonnummer eller mailadresse her].</li></ul></li></ol></li></ol>I visse situationer, vil ikke være i stand til eller være forpligtet til at overholde ovenstående rettigheder i henhold til persondataforordningens artikel 23, stk. 1. Det kan for eksempel være, når vi er forpligtet til at behandle dine oplysninger i henhold til lovgivningen.  Du vil altid modtage en konkret afgørelse af din anmodning, som vi behandler på baggrund af de konkrete omstændigheder.   <ol><li>Kontaktoplysninger og klageadgang<ol><li>Du er velkommen til at kontakte [Skriv navn på kontaktperson her], hvis du har spørgsmål til dine rettigheder eller vil vide mere om hvornår og hvordan, vi behandler dine personoplysninger. Du kan kontakte os på [Skriv telefonnummer eller mailadresse her]. </li><li>Du har også ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på, eller du er uenig i en afgørelse, vi har truffet i forhold til dine rettigheder.   Klager kan indgives til:   Datatilsynet   Carl Jacobsens Vej 35,    2500 Valby.    Tlf. 33 19 32 00,    E-mail: <a href="mailto:dt@datatilsynet.dk">dt@datatilsynet.dk</a>    Du kan læse mere på Datatilsynets <a href="https://www.datatilsynet.dk/">hjemmeside</a>. <img src="https://sikkerlejr.redbarnet.dk/wp-content/uploads/2021/12/word-image-63.png"></li></ol></li></ol>

Hent min skabelon