MaterialerRapporteringsproces

• • Beslut, om I arbejder efter den almindelige underretningspligt eller den skærpede underretningspligt. Alle er omfattet den almindelige underretningspligt, men det kan også være relevant for jer at arbejde efter den skærpede underretningspligt. OBS! Vær opmærksom på, at der med den skærpede underretningspligt er en anden procedure for tilbagemeldinger. Det betyder, at den ansatte eller frivillige, der laver underretningen, får indblik i de foranstaltninger, der er i iværksat på baggrund af underretningen. Det er vigtigt, at I overvejer, hvorvidt det er hensigtsmæssigt hos jer.

• • Afklar, hvem der træffer beslutningen om underretningen og underretter kommunen. Hvis I har et sekretariat, kan det være en fordel, at det er en fra sekretariatet, der underretter.

• • Lav et bekymringsskema, som kan udfyldes med det samme, når bekymringen opstår, så alt bliver skrevet ned hurtigst muligt. Overvej, hvor I opbevarer bekymringsskemaet, og om det skal være digitalt eller på papir. Herunder kan I se, hvad en underretning bør indeholde. OBS: Husk altid GDPR.

• • Hvis I har et sekretariat eller medarbejdere med børnefaglig viden, bør I stille børnefaglig sparring til rådighed for de frivillige ved tvivlsspørgsmål om bekymringer og underretninger. Hvis der opstår bekymring for et barn eller en ung, og der opstår tvivl, kan I eller den frivillige ringe til Ankestyrelsen på 33 41 12 00.

• • Husk at have klare retningslinjer for, hvordan den frivillige kan sparre med sine medfrivillige og eventuelt en børnefaglig- eller en sekretariatsmedarbejder.

• • Hav en klar proces for, hvordan og hvornår forældre inddrages, hvis der underrettes, og det ikke handler om vold eller overgreb fra forældrenes side.

• • Husk, at der er forskel på en underretning, der handler om barnets generelle trivsel og en underretning, der handler om bekymring, mistanke eller viden om vold eller overgreb. Hvis det sidste er tilfældet, og forældrene er under mistanke, må de ikke inddrages i eller informeres om underretningen.

• • Husk på det praktiske i forbindelse med underretninger. Ved en underretning til visse kommuner skal man bruge login med NemID. Vi anbefaler, at I har et virksomheds-NemID, som I deler med den eller de personer, som har ansvaret for at sende underretninger, så de ikke selv skal underrette fra deres personlige NemID. Se underretningsmanualen og del den med dem, som har ansvaret for underretninger hos jer.

Hvad skal rapporteres?
Hvis en frivillig eller ansat oplever, at en repræsentant fra jeres organisation (medarbejdere, ledere, medfrivillige, praktikanter, konsulenter, forældre mv.) begår brud på jeres etiske retningslinjer, samværspolitik eller andre af jeres procedurer vedr. mistanke, bekymring, krænkelse, mistrivsel eller svigt af børn, skal de vide, hvordan denne oplevelse skal rapporteres. Det kan være en vanskelig situation for en frivillig eller ansat at stå i, og derfor er det vigtigt, at I udarbejder en klar rapporteringsprocedure for interne hændelser og informerer alle relevante om dette. Red Barnet anbefaler, at følgende punkter bliver berørt i jeres procedure:

• Hvem skal have besked?
  Den nærmeste aktivitetsleder eller direkte til en organisationsmedarbejder. Indsæt gerne telefonnummer og mail, så det bliver helt tydeligt og så overskueligt som muligt at følge jeres procedure.

• Hvornår skal det rapporteres?
  Fx: Så hurtigt som muligt og altid inden for 24 timer.

• Hvad vil der ske?
  Fx: Aktivitetslederen informerer formanden for lokalforeningen, der bringer din indberetning videre i organisationen og sikrer, at sagen håndteres i følge jeres procedure.

• Hvad kan udfaldet blive?
  Fx: Sagens udfald og konsekvenser afhænger af sagens karakter og kan medføre bortvisning og/eller rapportering til myndighederne.

• Hvordan følges der op?
  Fx: Indberetning registreres i jeres organisation, hvor der gives feedback med respekt for fortrolighed og privatliv.