Forfatter: [email protected]

For at vide, hvornår og hvordan I må behandle personoplysninger, skal I tage stilling til formålet med behandlingen og hjemlen til behandlingen.

• Ordet ‘behandle’ omfatter enhver håndtering af personoplysninger. Det vil sige, at I behandler oplysninger, når I modtager, gemmer, redigerer, ser, videresender og sletter persondata. Kort sagt er alt, I gør med personoplysninger en behandling.

• Enhver behandling skal have et konkret og klart formål. Et formål med at behandle navne kan fx være, at I skal bruge navnene på lejrens deltagere for at kunne forberede materialet til lejeren. Formålet skal ses som ‘need-to-have’ og ikke ‘nice-to-have’ – nysgerrighed eller belejlighed er ikke et formål i sig selv. Det betyder fx, at en frivillig ikke af nysgerrighed må tjekke, hvor et barn eller en familie bor.

• Man kan godt have flere formål med at behandle den samme personoplysning, men når alle formål er opfyldt, skal personoplysningerne slettes, da I herefter ikke længere har en grund (formål) til at behandle (gemme) oplysningerne.

• Slutteligt skal I have en hjemmel, dvs. et lovgrundlag for alle behandlinger af persondata.  En hjemmel er et juridisk udtryk for en henvisning til lovgivning, der giver tilladelse til en bestemt handling. Der findes flere hjemler i persondataforordningen, som I skal finde på baggrund af det konkrete formål. Hvis en lejrleder indgår en kontrakt med jeres organisation, har organisationen en hjemmel i artikel 6, stk. 1, litra b, der giver tilladelse til at behandle personoplysninger i forbindelse med indgåelse af kontrakter og efterlevelse af kontraktens indhold.

Som nævnt ovenfor er der forskel på personoplysninger. Er der tale om følsomme personoplysninger, gælder der strengere hjemmelskrav. Ofte vil jeres organisation være nødsaget til at indhente et samtykke fra forældrene og/eller barnet, hvis I skal behandle følsomme oplysninger. Det kan være oplysninger om allergier, vigtig medicin, væsentlige familieoplysninger eller religiøse forhold. Vi anbefaler, at I indhenter samtykket ved at forældre og børn udfylder et indmeldelsesskema, hvor de giver samtykke til opbevaring af følsomme persondata, samt at oplysningerne må deles med relevante frivillige.

Husk at dette kun er relevant, når der er et formål hermed. Har I ikke brug for at behandle følsomme oplysninger om et barn, har I intet formål med at indsamle personoplysningerne. Derfor skal I aldrig blankt indhente følsomme personoplysninger og/eller samtykker.

Husk på!
Man kan ikke give samtykke til en ulovlig behandling. I kan derfor ikke indhente samtykke til at opbevare personoplysninger, I ikke har et formål med at behandle.

Når I ønsker at behandle følsomme personoplysninger om et barn, skal I overveje, om barnet selv kan give samtykke, eller om samtykket skal indhentes hos forældremyndighedsindehaver.

Hvorvidt barnet selv kan give samtykke afhænger af en konkret modenhedsvurdering. Den dataansvarlige skal derfor vurdere, om barnet har tilstrækkelig modenhed og forståelse til selv at give samtykke. Normalt vil et barn på 15 år være tilstrækkelig moden til at kunne give samtykke på egne vegne. Den information, som gives forud for samtykket, skal tilpasses barnets forståelse. Informationen skal altså være formuleret i et klart og forståeligt sprog, så barnet selv kan overskue oplysningerne.

Hvis den dataansvarlige vurderer, at barnet ikke har den tilstrækkelige modenhed, bør samtykket i stedet indhentes hos en forælder eller værge.

Red Barnet anbefaler, at I altid inddrager barnets forældremyndighedsindehaver, hvis der skal gives samtykke om følsomme personoplysninger. Læs mere i Datatilsynets vejledning til samtykke.

GDPR har stor betydning for, hvordan I opbevarer og behandler personoplysninger. Reglen er, at I skal indføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger. Disse afhænger blandt andet af jeres organisation, og mængden og typen af data.  

Som tommelfingerregel skal personoplysninger opbevares sikkert, så de ikke kan tilgås af andre end dem, der har et formål med at behandle oplysningerne. Det betyder fx, at indmeldelsesblanketter ikke bør ligge i en ulåst skuffe hos en frivillig, hvor andre kan tilgå dem. Samtidig bør personoplysninger ikke gemmes på eller sendes over usikre dataforbindelser. Facebook og Messenger er derfor ikke oplagte valg. 

Vi anbefaler, at personoplysninger gemmes på et drev, der er beskyttet af et stærkt kodeord, som kun kendes af den/de relevante medarbejdere/frivillige, og at I jævnligt laver en back-up af al data. Hvis I laver back-up til en virtuel sky, skal I være opmærksomme på, om den pågældende udbyder tilbyder tilstrækkelig sikkerhed. Dertil skal I huske, at cloud-tjenester typisk kræver, at I indgår en databehandleraftale med udbyderen. Betalingsløsninger som Microsoft OneDrive er sandsynligvis sikre, mens gratisløsninger som Google Drev eller Facebook ikke er sikre steder at opbevare personoplysninger. 

Personoplysninger opbevares kun så længe, der er hjemmel til og formål med det. Når et barn er udmeldt, alle økonomiske mellemværender med forældrene er bragt til ophør, samt I har rapporteret til AFF, skal familiens data slettes. Slettereglerne gælder også for frivillige og ansatte, men her kan I have formål med at gemme oplysningerne i længere tid, fx på grund af bogføringsloven eller jeres Child Safeguarding procedurer.  

Det er et lovkrav, at I skal oplyse de registrerede om, hvordan I behandler deres personoplysningerne. Dette kaldes typisk en ‘datapolitik’. Datapolitikken skal indeholde en bestemt række oplysninger, herunder hvem I er, hvilke data der behandles, formålet hermed, hjemlen hertil, hvem I sender oplysningerne til, hvilke rettigheder den registrerede har, samt hvortil der kan klages.

Dertil skal I kunne dokumentere, hvordan I internt håndterer personoplysninger. For hvis I ikke gør det, kan de frivillige og ansatte ikke vide, hvilke regler de skal følge.

Red Barnet anbefaler derfor, at I skriver ned, hvordan I arbejder med persondata. Her kan I læse mere om, hvilke dokumenter I skal have. Vi har også lavet en række forslag til dokumenter, som I med fordel kan tage udgangspunkt i.

Hvis I vil gå mere grundigt til værks, kan I bruge vejledningen Hvordan bliver man compliant? og vores skabelon til at lave en fortegnelse.

Der findes også masser af litteratur og gode vejledninger på nettet, som I med fordel kan grave frem. Særligt anbefaler vi, at I læser Justitsministeriets vejledning i persondata i frivillige foreninger, da denne vejledning giver et rigtig godt indblik i de krav, I skal leve op til.

• Beslut, om I vil holde opsamling hver aften på lejren, et par enkelte aftener eller ved lejrens afslutning. Spørg eventuelt de frivillige, om de har nogle ønsker. Vi anbefaler, at der både holdes opsamling hver dag og efter lejren.

• Når I forbereder jer på at samle op med de frivillige, bør I tage stilling til:
  Hvornår skal opsamlingen ligge?
  Hvor lang tid skal der sættes af til opsamlingen?
  Er der nogen, der skal passe børnene, mens der er opsamling? Hvis ja, hvordan kan de så komme til at føle sig som en del af opsamlingen?
  Hvem skal være ordstyrer?
  Skal der være en streng talerække, eller kan folk frit byde ind?
  Hvor skal opsamlingen foregå?
  Er der pligt til at deltage i opsamlingen?
  Hvad er formået med opsamlingen? For organisationen, for de frivillige, for børnene?

• Husk at italesætte, at det der bliver talt om til opsamlingerne ikke skal tales om andre steder. Det er nødvendigt for, at ingen føler ubehag ved at tage en problemstilling op.

• Tag også stilling til, hvordan det skal håndteres, hvis en frivillig gentagende gange udebliver fra opsamlingen. Vi anbefaler en åben snak med vedkommende om, hvad der spænder ben for deltagelse, og om hvad der kan støtte ham eller hende til at deltage.

• Det er en god idé, at den der står for opsamlingen fremlægger planen for opsamlingen på det møde, der bliver holdt inden lejren. Her skal der lægges vægt på, at opsamlingen ikke er valgfri, men at det forventes, at alle deltager.

• Vær åben, lyttende og nysgerrig. Der kan sagtens være undren, forslag og spørgsmål til planen. Vær indstillet på at ændre eller justere den alt efter behov.

• Understreg, at det helst skal være sjovt og hyggeligt at være frivillig hos jer, og at opsamlingen bidrager til, at de frivillige og lejrlederen lærer hinanden bedre at kende.

• Overhold tidspunktet for opsamlingen og gå ikke over tid.

• Mind om, at opsamlingen er til for, at I kan lytte til hinanden, reflektere og lære af hinanden.

• Hvis det ikke er første opsamling, så spørg om der er sket noget siden sidst, som de vil kommentere på eller har gjort sig tanker om. Her kan du også selv byde ind.

• Ved opsamlingens slut kan du med fordel gentage nogle af de refleksioner, I har haft. Hvis der er en frivillig, der har fortalt om noget, der var svært, så husk at nævn det, så vedkommende føler sig hørt.
   
• Vær opmærksom på, at en frivillig kan have brug for en samtale på tomandshånd efter opsamlingen.

• Tak for deres bidrag og fortæl dem, at de er velkomne, hvis de kommer i tanke om noget eller har brug for at vende noget efter opsamlingen.

• Når opsamlingen er slut, så reflekter over de emner og temaer, I har talt om. Er der noget, der skal følges op på?

• Husk på, at frustrationer og små bump på vejen er naturligt på en lejr. 

• Hvis du har lovet en frivillig at følge op på noget, så husk det. 

• Den daglige opsamling hver aften på en lejr bør ikke tage mere end ca. en halv time. De fleste frivillige vil være trætte, og der skal være tid til at hygge sig og til det praktiske.

• Lav hellere korte og praktiske opsamlinger end slet ikke nogen. Det vigtige er at have en frivilliggruppe, der er åben og støttende over for hinanden, som er søde og nysgerrige over for børnene, og som kommer til jer, hvis der er noget, de gerne vil sparre om.

• Adskil tydeligt opsamlingen fra resten af aftenen. Sig til, når den begynder, og når den er slut.

• Skriv alt ned og gem det til næste dag/lejr.

• Ved opsamling efter en lejr kan der afsættes 1-1,5 time afhængigt af antallet af frivillige. Red Barnet anbefaler, at opsamlingen ligger samme dag eller umiddelbart efter, at lejren afsluttes.

• Del opsamlingen op i en del, hvor der er plads til at lytte, reflektere og give sparring og en del, der i højere grad giver plads til at dele gode oplevelser og se tilbage på en veloverstået lejr.

Aktiv lytning er en metode til at få hørt godt efter og vise, at man ønsker at forstå, hvad talende har på hjerte. Metoden er god, fordi man bliver ”tvunget” til rent faktisk at høre efter i stedet for at overveje det, hvad man selv vil sige.

Aktiv lytning er et effektivt redskab både til opsamlinger, kollegial sparring, når man taler med børn og i private forhold. Når man lytter aktivt, er man stille det meste af tiden. Man kan begynde med at stille et åbent spørgsmål, og når den anden fortæller, er det en god idé at:

• Lægge ansigtet i de rette folder. Se venlig og opmærksom ud, da det er rart for den, der fortæller.

• Give små signaler, der viser, at man hører efter. Det kan fx være at nikke eller smile. Det kan lyde småt, men det kan have stor betydning for den, der fortæller.

• Gentage ord eller sætninger præcist som den, der fortæller. Det er en meget effektiv måde at vise, at man hører efter på.

Aktiv lytning kan blandt andet forhindre, at en frivillig, som fortæller noget, de syntes var svært eller som undrede dem, bliver mødt med ordene ‘sådan har jeg det slet ikke. Jeg har det sådan her…’. Det kan få den frivillige til at føle sig afvist og til at føle, at deres oplevelser ikke var i orden. Vent med at dele egne meninger og betragtninger, til den frivillige er færdig med at fortælle.